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1、在进入付运工作的过程中，如果发现进出口清单、备案合同、货物出口通关单与实际装运之货物不符时及文件资料有错误等，需要及时更改有关资料（例如重量/数量错误，则需重新填/更改填报出口清单及重新办理通关单等）。
2、正常情况下，香港业务运作部收到客方资料Shipment Plan或Shipping Order，为确保出口资料正确无误，如属新货，船务部需通知货仓先取一箱成品过磅，复测总重量是否跟船务部所填写之出口集中报关清单资料相符，如有不符，不可放车离厂，须立即通知船务部复核是否需要更改资料。
3、货仓收到 Shipment Note及出口清单（即出口集中报关货物申报单）后，在走货前，出货人员必须核对实货与Shipment Note资料是否一致，并核对实货与《成品检验状态纸》数量是否一致，如有不符，立即联络船务部/QC部有关人员查询，否则不可安排装柜，直至有关人员复查OK后方可进行装柜。
4、经货仓复核及于Shipment Note填写上有关车辆资料并签署后，船务部据此开出《发票》给业务运作部董事批准后，由香港业务运作部传送给客户、会计部，香港业务运作部会保存底单。
