1.0 |
目的 |
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確保社會責任體系持續有效運作,驗証於公司范圍內推行的社會責任體糸行動是否合符標準之要求。 |
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2.0 |
範圍 |
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適用於本公司執行社會責任體系活動的所有項目。 |
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3.0 |
定義 |
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審核:是指對執行或實施事項所提供的証明或數據作審查核實,以驗明其所述是否符合要求。 |
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4.0 |
職責或引用文件 |
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4.1 |
由公司社會責任管理代表、審核員執行審核,審核計劃所涉及的各部門需作出配合執行。 |
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4.2 |
社會責任管理評審程序。 |
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4.3 |
補救、糾正措施管理程序。 |
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5.0 |
程序 |
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5.1 |
審核計劃 |
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5.1.1 |
公司實施內部社會責任體系之評審每年最少一次,但在實際所需時可增加審核次數。 |
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5.1.2 |
社會責任管理代表需制定年度審核計劃,以顯示該年度之審核時間及內容。 |
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5.2 |
審核準備 |
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5.2.1 |
確保審核工作的順利開展,社會責任管理代表根据計劃審核的性質,在審核前一個星期成立審核小組,及指定審核組長。 |
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5.2.2 |
詳細審核計劃的制定由審核組長完成。 |
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5.2.3 |
擬定審核計劃時應遵守,确保內部審核人員與被審核的部門無關。 |
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5.2.4 |
在每次稽核之前,社會責任管理代表及審核組長須召集的有關審核員講解稽核之范圍、時間及準備與審核程序相關“社會責任體系檢查表”及“補救、糾正措施表”等。 |
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5.2.5 |
審核計劃擬定後須給社會責管理任代表核準,並應提前一個星期知會被審核部門,以便被審核部門準備相關文件和安排工作。 |
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5.3 |
稽核之進行 |
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5.3.1 |
審核人員到達所審核現場,在被審核部門指定人員配合下開展內審工作,審核員應以審核計劃為指引,通過觀察、面談、抽查有關文件記錄及規定,以詳細記錄在“社會責任體系檢查表”中。 |
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5.3.2 |
在判定管理程序的符合程度上,審核員應與被審核程序所涉及部門的相關人員互相討論,並得到碓認;可能時,審核員應取得客觀証据,以証明管理程序已被執行。 |
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5.3.3 |
審核員必須完成“社會責任體系檢查表”的內容,當發生不符合時,應予以記錄。 |
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5.3.4 |
在審核完事項成後,審核員需要將完成之“社會責任體系檢查表”交回審核組長,並由審核組長填寫審核進度表,以記錄審核進度。 |
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5.3.5 |
根据不符合之情況,審核員須與出現不符合項目之部門商討發生問題之根本原因,及定出社會責任體系補救及糾正措施,審核員將有關之不符合事項記錄於社會責任體系“補救、糾正措施表”中,並參考“補救、糾正措施管理程序(SAP.09.05)”處理及作出跟進。 |
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5.4 |
報告之綜合 |
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5.4.1 |
審核組長綜合每年之評審資料,編制一份綜合報告連同社會責任體系檢查表交予社會責任管理代表,並由社會責任管理代表於社會責任系統評審會議上提交討論。 |
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5.5 |
審核員之培訓及資格 |
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5.5.1 |
各審核員須在審核前接受有關內部審核之培訓。 |
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5.5.2 |
審核員須同時具備以下條件: |
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5.5.2.1 |
熟悉有關內審的社會責任管理和有關規定。 |
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5.5.2.2 |
有一年以上工作經驗。 |
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5.5.2.3 |
與被審核部門無直接關系。 |
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5.5.2.4 |
經社會責任管理代表批準方可從事內審工作。 |
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6.0 |
記錄 |
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6.1 |
稽核時間表:由社會責任管理代表保存,超過一年之稽核時間表可毀棄。 |
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6.2 |
社會責任體系檢查表:由社會責任管理代表保存最新版本之檢核表。 |
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6.3 |
審核報告:由社會責任管理代表根据日期存檔,保存不少於三年後毀棄。 |
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6.4 |
社會責任體系補救、糾正措施表:由社會責任管理代表根据表之編號存檔,保存不少於三年后毀棄。 |
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