1.0 |
目的 |
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制定當本公司於社會責任體系方面有不符合事項時,公司應採取相應之補救、糾正措施;以確保社會責任體系不符合項能得到及時的補救、糾正。 |
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2.0 |
範圍 |
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本程序適用於本公司社會責任之不符合項的補救和糾正。 |
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3.0 |
定義 |
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3.1 |
補救行動:補救不符合事項的行動。 |
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3.2 |
糾正行動:防止不符合事項再度發生的行動。 |
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4.0 |
職責或引用文件 |
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4.1 |
各部門負責本部門或相關社會責任体系不符合原因分析、制定並實施補救和糾正。 |
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4.2 |
社會責任內部審核程序(SAP.09.02) |
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5.0 |
程序 |
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5.1 |
引致採取補救及糾正措施的問題 |
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5.1.1 |
公司員工或其它相關利益團體(如客戶)質疑或投訢公司是否符合社會責任政策或標準規定的事項。 |
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5.1.2 |
社會責任系統內部審核時發現實際運作與SA8000要求不符合問題等。 |
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5.1.3 |
政府部門新頒布的法律、法規更改,但由於各種原因造成公司的政策沒有及時更新而引起的糾紛。 |
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5.1.4 |
公司進行管理評審時,發現社會責任體系存在之不當或缺陷。 |
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5.2 |
補救及糾正措施 |
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5.2.1 |
引致出現以上的問題,公司應該調查相關的標準或法律、法規,走訪相關的部門及了解事情的真相,然後針對相關問題進行恰當之處理。 |
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5.2.2 |
如屬利益團體對本公司社會責任體系方面有質疑或投訴,社會責任代表(MR)收到投訴及核實後,立即發出“補救、糾正措施”給相關部門。 |
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5.2.2.1 |
相關部門收到“補救、糾正措施”後,及時查明原因,采取糾正措施,並如期執行。 |
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5.2.2.2 |
必要時社會責任代表(MR)通知相關部門召集投訴意見分析,分析不符合項的原因,制定補救、糾正措施,相關部門配合執行。 |
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5.2.2.3 |
如利益團體有要求,則把補救措施反饋給對方,社會責任代表(MR)在補救措施發出十五天後,進行有效的跟進補救是否實施且有效,並記錄跟進結果。 |
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5.2.3 |
如屬公司內部評審中發現社會責任體系存在不符合項。 |
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5.2.3.1 |
則發出“補救、糾正措施”給相關部門,內審員發出的不符合項由社會責任代表(MR)將不符合項填入相關之“補救、糾正措施”交給相關部門。 |
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5.2.3.2 |
相關部門在一周內查明不符合項的原因,制定補救、糾正措施,及記錄“補救、糾正措施”並以實施。 |
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5.2.3.3 |
內審員須在補救、糾正措施時間達到或接到完成通知時,進行有效的跟進檢查補救、糾正措施是否執行的有效性,反之,內審員再次發出“補救、糾正措施”,直至補救、糾正措施有效為止。 |
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5.2.4 |
補救、糾正措施涉及到需要修改公司政策、程序或管理方案時,責任部門應提出文件修改要求,參照《社會責任文件控制程序》執行。 |
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5.2.5 |
社會責任代表(MR)執行檢查監督時,或公司員工投訴本公司的社會責任體系存在著不符合項,經社會責任代表確認、核準后,發出補救、糾正措施給相關部門,相關部門在一周內采取補救、糾正措施,社會責任代表(MR)派專人進行有效跟進相應措施是否實施及有效,並記錄補救、糾正措施之跟進結果。 |
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5.2.6 |
管理評審時,發現社會責任體系存在不符合項,社會責任代表(MR)依據評審結果發出補救、糾正措施,相關部門負責人需在一周內調查出不符合項的原因,並將補救、糾正措施填寫好後上交社會責任代表(MR)批準後,社會責任代表(MR)或其授權人在補救及糾正措施時間達到或接到完成通知時,進行有效的跟進,檢查是否有效,反之,再次發出補救、糾正措施,直至有效為止。 |
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5.2.7 |
社會責任代表(MR)在管理評審前兩周內,對過去一年內之不符合項、補救与糾正措施報告進行總結分析報告後,提交管理評審會議進行評審。 |
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6.0 |
記錄 |
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6.1 |
社會責任補救、糾正措施表:根據日期由MR存檔,保存超過三年後毀棄。 |
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6.2 |
評審報告:由MR根據日期存檔,保存超過三年後毀棄。 |